La fonction Archivage est une nouvelle fonctionnalité ajoutée dans la version 6 de tFLOW
Cette fonction vous permet de marquer les commandes et les travaux terminées comme « » et aussi de déplacer des fichiers associés vers un emplacement différent afin de libérer de l’espace de stockage en ligne.
Tous les fichiers associés à chaque travail dans tFLOW sont stockés dans un dossier spécifique appelé « Dépôt ».
Le dépôt de tFLOW est un dossier situé dans le serveur où sont stockés tous les fichiers associés aux commandes/ travaux /révisions.
Ce dossier contient une structure hiérarchique de sous-dossiers.
Chaque sous-dossier correspond à la révision d’un seul travail.
Cela signifie que lorsqu’un travail a été révisée plusieurs fois, plusieurs sous-dossiers seront créés.
Les sous-dossiers de révision ont pour nom un nombre progressif, qui est un indice généré de façon séquentielle dans la base de données.
Un travail peut avoir fait l’objet de deux révisions, mais la numérotation des sous-dossiers de révision associés peut ne pas être progressive, car elle dépend de la date de création de chaque sous-dossier de révision.
Chaque sous-dossier de révision contient plusieurs fichiers, aussi classés dans plusieurs sous-dossiers. Voici les éléments inclus dans ces sous-dossiers :
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Prévisualisations
Ce fichier contient la ou les prévisualisations de JPG : une pour chaque page du PDF
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Épreuve
Ce fichier contient le PDF de l’épreuve
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Épreuve/Prévisualisations
Ce fichier contient la prévisualisation dans le JPG de l’épreuve
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Basse résolution
Ce fichier contient le PDF Basse-Res
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Preflight/Vérification de fichier
Ce fichier contient le PDF de preflight/vérification de fichier (production) et les rapports en format XML et PDF
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Repérer-et-exporter
Ce fichier contient le JPG exporté de la maquette (repéré). Il peut ne pas exister dans toutes les instances, car il dépend d’un module d’extension spécial qui crée des JPG repérés. (Si ce module d’extension n’est pas installé, alors ce dossier n’est pas présent.)
Le fichier originale n’est pas contenue dans le segment principal.
La présence des données susmentionnées dépend de l’état du travail et d’autres conditions.
Par exemple, le dossier de l’épreuve n’est pas créé jusqu’à ce que l’épreuve réelle ne soit pas créée automatiquement ou téléchargée vers le serveur par l’utilisateur.
À l’intérieur de chaque sous-dossier de révision, les éléments occupant le plus d’espace sont les PDF et les fichiers de la maquette originale (PDF, TIFF, JPG, etc.).
Les fichiers de support créés par tFLOW au cours du traitement, pour les prévisualisations et le rapport XML, sont relativement petits.
L’objectif de la fonction Archivage est de fournir un mécanisme permettant de marquer un travail comme « Archivée » puis de déplacer les plus gros fichiers vers un autre emplacement.
Ainsi, un travail archivé préservera les prévisualisations des Fichiers de production et des Épreuves, tout l’historique et les commentaires associés à toutes les révisions, mais elle ne contiendra plus l’épreuve format PDF, les fichiers originaux, ou les fichiers de production.
L’interface utilisateur (IU) changera pour refléter la fonction Archivage en conséquence. Elle désactivera certaines fonctionnalités associées à des éléments manquants (tels que l’envoi d’une épreuve en format PDF par courriel), mais elle préservera tout l’historique de ce travail (annotations, historique, etc.).
Comment ça marche
Dans tFLOW il est seulement possible d’archiver des travaux et des commandes terminées. Vous pouvez archiver une commande toute entière, y compris toutes les travails associés ou une seule de ces travaux.
La seule exigence est que les tâches doivent être terminées (100%) pour être archivées.
Il n’est pas possible d’archiver des travaux incomplets ou une commande contenant une ou plusieurs tâches incomplètes.
Un travail est marqué comme terminée lorsqu’il atteint son point de fin dans le flux de production. Cela dépend de la configuration du plan, mais généralement le point de fin correspond à l’état « Approuvée » ou « Envoyée à la production ».
Pour archiver une commande, il suffit de sélectionner la Commande en cochant la case de la première colonne sur la page de Visualisation des commandes, puis cliquez sur le bouton « Archivage » (icône dossier) situé dans la barre des outils.
De la même façon, vous pouvez archiver un seul travail.
L’heure à laquelle vous terminez la procédure d’archivage peut être affectée par le nombre d’éléments à archiver et par la destination d’archivage déterminée dans le paramètres.
Lorsque la procédure est terminée, la Commande est insérée dans la liste et marquée comme « archivée ».
Un travail archivé peut être ouverte et les prévisualisations resteront disponibles à l’intérieur des informations du travail.
Le bouton Téléchargement sera désactivé car la maquette et l’épreuve ont été déplacées vers un emplacement de stockage hors ligne.
Dans les informations de la maquette d’un travail archivé, vous verrez l’Identifiant du dossier Archives qui correspond au nom ou à l’identifiant du dossier archivé.
Les commandes ou les tâches archivées peuvent être dés-archivées. La procédure est similaire à celle de l’archivage, il vous suffit de sélectionner les objets que vous souhaitez dés-archiver puis de cliquer sur le bouton « dés-archiver ».
Où est stocké le matériau archivé ?
tFLOW vous permet d’archiver le matériau vers un emplacement de stockage local ou vers un emplacement de stockage Amazon S3.
Vous trouverez ici davantage d’informations sur le stockage Amazon S3 :
Http://support.spain.aleyant.com/kb/a991/tflow-archival-function-to-amazon-s3.aspx#
Lorsque vous sélectionnez l’emplacement de stockage « local », tous les fichiers archivés sont déplacés vers un emplacement de stockage autonome fourni par le système d’hébergement cloud de tFLOW. Cela signifie qu’ils ne sont plus dans le principal dépôt de tFLOW, mais qu’ils utilisent encore votre espace total de disque fourni avec le plan auquel vous vous êtes abonné(e).
Avec tFLOW, nous vous offrons un accès FTP vers le dossier Archivage de sorte que vous soyez en mesure de télécharger les éléments archivés vers votre emplacement de stockage local puis de les supprimer et de libérer votre emplacement de stockage cloud.
