La función Archivado es una característica nueva que se ha agregado a tFLOW versión 6
Esta función le permite marcar los pedidos y trabajos completados como «archivados» y también trasladar los archivos relacionados a una ubicación diferente para liberar espacio de almacenamiento en línea.
Todos los archivos relacionados con cada trabajo en tFLOW se almacenan en una carpeta especial denominada «Repositorio».
El repositorio de tFLOW es una carpeta ubicada en el servidor donde se almacenan todos los archivos relacionados con los pedidos/trabajos/revisiones.
Esta carpeta contiene una estructura jerárquica de subcarpetas.
Cada subcarpeta corresponde a una revisión de un trabajo solo.
Esto significa que cuando un trabajo tiene dos o más revisiones, entonces se crearán dos o más subcarpetas.
Se designa un número progresivo a las subcarpetas de revisiones, que es un índice generado en la base de datos de forma secuencial.
Un trabajo puede tener dos revisiones, pero el número de subcarpetas de revisiones relacionadas puede no ser progresivo, porque depende de cuándo se creó esa revisión.
Cada subcarpeta contiene varios archivos, también organizados en subcarpetas; estas subcarpetas incluyen lo siguiente:
-
Vistas previas
Contiene la(s) vista(s) previa(s) JPG; una para cada página PDF
-
Prueba
Contiene el PDF de prueba
-
Prueba/vistas previas
Contiene la vista previa en JPG de la prueba
-
Baja resolución
Contiene el PDF en baja resolución
-
Preflight
Contiene el PDF de preflight (producción) y los informes en formatos PDF y XML
-
Recortar y exportar
Contiene el JPG exportado del archivo (recortado). Puede que no exista éste en todos los casos, porque depende de un plugin especial que crea archivos JPG recortados. (Si ese plugin no está instalado, entonces no existe esta carpeta).
El archivo original se encuentra en la raíz.
La presencia de los datos arriba mencionados depende del estado del trabajo y de otros requisitos.
Por ejemplo, la carpeta de pruebas no se crea hasta que la prueba actual haya sido generada o subida por el usuario.
Dentro de cada subcarpeta de revisión, los elementos que consumen más espacio son los archivos PDF y los archivos originales (PDF, TIFF, JPG, etc.).
Los archivos de soporte creados por tFLOW durante el procesamiento, para las vistas previas y el informe XML, son relativamente pequeños.
El propósito de la función Archivado es proporcionar un mecanismo que permite marcar un trabajo como «Archivado» y después trasladar los archivos más grandes a otra ubicación.
De esta manera, un trabajo archivado conservará las vistas previas tanto de Producción como de la Prueba, todo el historial y los comentarios a todas las revisiones, pero ya no contendrá el PDF de prueba, el(los) archivo(s) original(es) ni el(los) archivo(s) de producción.
Por consiguiente, la interfaz de usuario (IU) cambiará para reflejar la función de Archivo. Deshabilitará algunas funciones relacionadas con los elementos que faltan (como enviar un PDF de prueba por correo electrónico), pero conservará todo el historial de ese trabajo (anotaciones, historial, etc.).
Cómo funciona
En tFLOW es posible archivar solamente trabajos y pedidos completados. Puede archivar un pedido completo, incluyendo todos los trabajos dentro de ese pedido o un trabajo solo.
El único requisito es que los trabajos deben estar completados (100 %) para ser archivados.
No es posible archivar trabajos inconclusos ni un pedido que contenga uno o más trabajos inconclusos.
Se marca un trabajo como completado cuando alcanza su punto final en el flujo de trabajo. Depende de la configuración del plan, pero normalmente el punto final corresponde al estado «Aprobado» o «Enviado a producción».
Para archivar un pedido, no tiene más que seleccionar el pedido usando la casilla de verificación de la primera columna de la página de vista de pedidos y después hacer clic en el botón «archivo» (icono carpeta) en la barra de herramientas.
De la misma manera puede archivar un trabajo solo.
El tiempo para completar el proceso de Archivado puede verse afectado por el número de elementos a archivar y el destino del archivo definido en la configuración.
Cuando el procedimiento está completo el pedido aparece en la lista y marcado como «archivado».
Se puede abrir un trabajo archivado y las vistas previas estarán disponibles dentro de la información del trabajo.
El botón Descargar quedará deshabilitado puesto que el archivo y la prueba han sido trasladados a una ubicación de almacenamiento sin conexión.
En la Información del archivo del trabajo archivado verá la ID de la carpeta del archivo que corresponde al nombre de la carpeta (o ID) de la carpeta archivada.
Los pedidos y trabajos archivados se pueden desarchivar. El procedimiento es similar a archivar, basta con seleccionar qué objetos que desea extraer y después hacer clic en el botón desarchivar.
¿Dónde se almacena el material archivado?
tFLOW le permite archivar en un almacenamiento local o en almacenamiento Amazon S3.
A continuación, puede consultar más información acerca del almacenamiento Amazon S3:
http://support.aleyant.com/kb/a991/tflow-archival-function-to-amazon-s3.aspx#
Al seleccionar el almacenamiento «local» todos los archivos archivados son trasladados a un almacenamiento separado proporcionado por el sistema de almacenamiento en la nube de tFLOW. Esto significa que ya no se encuentran en el repositorio de tFLOW principal, pero siguen utilizando su espacio de disco total proporcionado con el plan suscrito.
Con tFLOW, le proporcionamos acceso FTP a la carpeta Archival, de modo que usted pueda descargar los elementos archivados a su propio almacenamiento local y eliminar y liberar su espacio en la nube.
